Datenschutzerklärung
Wir freuen uns über Ihren Besuch auf botwizard.ch. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie gemäss revidiertem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und – soweit anwendbar – gemäss EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) darüber, welche Daten wir erheben, wofür wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen zustehen.
1. Verantwortliche Stelle
Carolin Holat Softwareentwicklung
Wuhlstrasse 120A, 3068 Utzigen
Bern, Schweiz
E-Mail: info@botwizard.ch
Telefon: +41 774511402
2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir erheben personenbezogene Daten nur, wenn Sie uns diese im Rahmen einer Anfrage, eines Vertragsschlusses, der Nutzung unserer Formulare oder beim Besuch unserer Webseite zur Verfügung stellen. Im Einzelnen verarbeiten wir folgende Daten:
a) Kontakt- und Anfrageformular
Bei einer Anfrage über unser Kontaktformular erheben wir: Name, E-Mail-Adresse, Firma, gewünschte Dienstleistung, Budgetrahmen, geplanter Projektzeitraum sowie Ihre Projektbeschreibung. Diese Daten werden ausschliesslich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Erstellung eines Angebots verwendet und per E-Mail (SMTP) an uns übermittelt. Optional erhalten Sie eine Bestätigungs-E-Mail.
b) Lead-Erfassung & E-Mail-Verifizierung (OTP)
Wenn Sie Ihre LinkedIn- oder Firmen-URL sowie Ihre E-Mail-Adresse in unserem Lead-Capture-Formular eingeben, senden wir Ihnen einen 4-stelligen Einmalcode (OTP) zur Verifizierung an Ihre E-Mail-Adresse. Der OTP-Code wird automatisch nach 5 Minuten gelöscht. Ihre LinkedIn-/Firmen-URL wird anschliessend zur Anreicherung der Lead-Daten an unsere Dienstleister Apollo.io und OpenAI (siehe Abschnitt 3) übermittelt und in unserer Datenbank (MongoDB) gespeichert.
c) Chatbot
Unser Chatbot-Widget speichert Ihre Nachrichten und eine zufällig generierte Session-ID lokal in Ihrem Browser (localStorage-Schlüssel botwizard_n8n_chatbot_state) sowie auf unserem selbst-gehosteten n8n-Server unter n8n.botwizard.ch, um Ihre Anfragen zu beantworten. Sie können den Verlauf jederzeit durch das Löschen Ihrer Browser-Daten entfernen.
d) Voice-Agent / LiveKit
Sofern Sie unseren Voice-Agent nutzen, werden Audio-Stream, Transkripte sowie Raum-Metadaten (z. B. Bot-Typ, Lead-ID) über die LiveKit-Plattform übertragen, um die Sprachverbindung herzustellen.
e) Server-Logfiles & technische Daten
Beim Aufruf unserer Webseite werden durch den Browser automatisch technische Daten wie IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs und User-Agent übertragen. Diese Daten sind für den sicheren Betrieb der Webseite erforderlich.
3. Weitergabe an Auftragsverarbeiter und Drittanbieter
Zur Erbringung unserer Dienste setzen wir folgende Auftragsverarbeiter bzw. Drittanbieter ein, teilweise mit Sitz ausserhalb der Schweiz/EU (insbes. USA):
- Apollo.io (USA) – Anreicherung von Lead-Daten anhand der LinkedIn-/Firmen-URL.
- OpenAI (USA) – LLM-basierte Extraktion von Kontaktdaten aus Firmen-Webseiten.
- Google Analytics 4 (Google Ireland Ltd. / Google LLC, USA) – Reichweitenmessung, Mess-ID
G-Y2Q9QCND1B. - LiveKit – Bereitstellung der Echtzeit-Audio-/Video-Infrastruktur für unseren Voice-Agent.
- SMTP-Provider – Versand transaktionaler E-Mails (Kontaktformular, OTP).
- n8n (selbst-gehostet auf
n8n.botwizard.ch) – Chatbot-Workflow. - MongoDB – Persistente Speicherung von Leads und OTPs.
- Rocket.new – Frontend-Tooling, das auf der Seite geladen wird.
Für Datentransfers in Drittstaaten stützen wir uns – soweit erforderlich – auf Standardvertragsklauseln bzw. anerkannte Angemessenheitsbeschlüsse.
4. Cookies und lokale Speicherung
- anti_replay_token – technisch notwendiges, httpOnly-Cookie zur Absicherung des Lead-Formulars (Lebensdauer: 5 Minuten).
- botwizard_n8n_chatbot_state – localStorage-Eintrag zur Speicherung Ihres Chat-Verlaufs und der Session-ID.
- Google-Analytics-Cookies – zur Reichweitenmessung (anonymisiert, sofern möglich).
Sie können das Setzen von Cookies in Ihrem Browser jederzeit deaktivieren oder bereits gesetzte Cookies löschen. Funktionsumfang einzelner Bereiche kann dadurch eingeschränkt werden.
5. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung/-erfüllung) und lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem effizienten, sicheren und attraktiven Webauftritt sowie an der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen) bzw. den entsprechenden Bestimmungen des revidierten Schweizer DSG.
6. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es zur Erreichung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorschreiben. OTP-Codes werden nach 5 Minuten automatisch gelöscht. Lead-Daten werden bis zu Ihrem Widerruf oder bis zum Abschluss der Geschäftsbeziehung gespeichert. Analytics-Daten werden gemäss den Voreinstellungen von Google Analytics aufbewahrt.
7. Ihre Rechte
Ihnen stehen folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
- Berichtigung unrichtiger Daten
- Löschung Ihrer Daten
- Einschränkung der Verarbeitung
- Widerspruch gegen die Verarbeitung
- Datenübertragbarkeit
- Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde – in der Schweiz beim EDÖB (Eidg. Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter), in der EU bei der jeweils zuständigen nationalen Behörde
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@botwizard.ch.
8. Datensicherheit
Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulation, Verlust und unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übermittlung erfolgt über verschlüsselte Verbindungen (TLS/HTTPS).
9. Änderungen dieser Erklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs veröffentlichte Fassung.
